Mejorar la gestión de notas de una empresa, clave para un mejor funcionamiento

Independientemente del tamaño de la empresa, llevar un correcto control de la gestión de notas de gasto de sus empleados, es fundamental para el buen funcionamiento de la misma. El problema, es que esta tarea puede resultar muy tediosa para los distintos departamentos financieros, ya que tienen que ir revisando todas las notas que son entregadas por sus empleados, analizándolas para darle el visto bueno. Todo esto, hace que sea casi inviable llevar al día su gestión, lo que se traduce al final en un retraso a la hora de hacer el pago a los trabajadores, que en muchos casos tienen que adelantar el dinero de su bolsillo. Para agilizar todo este proceso, lo mejor es contar con herramientas que hayan sido diseñadas para tal fin. Es el caso de Expensya, una aplicación para administrar de forma sencilla estos gastos de empresa.

¿Qué son las notas de gastos?

Cuando hablamos de notas de gastos nos estamos refiriendo a esos gastos que los trabajadores llevan a cabo a lo largo de su jornada laboral y que tienen que ver con su trabajo. Algunos ejemplos son los gastos de gasolina o los gastos destinados a la comida o el alojamiento, cuando es necesario dormir fuera de casa.

En estos casos, el empleado tiene que solicitar notas de esos gastos, que funcionarán como justificantes, que luego pasará a su departamento financiero para que les sea reembolsado. El problema es que cuando son muchos los tickets a contabilizar, el proceso se puede convertir en algo muy tedioso.

Aplicaciones pensadas para una mejor administración de las notas de gastos

Como ya hemos comentado, realizar este tipo de control de forma manual, puede convertirse en una ardua tarea, incluso llegar a ser un problema que enfrente al trabajador con la empresa. Poneros en el caso de que un empleado entrega todas sus notas de gasto pero por error, la persona encargada de su administración, tira algunos a la basura. ¿Cómo se justifica entonces esos gastos?

Para evitar estas situaciones, la mejor solución es empezar a utilizar herramientas que agilicen este tipo de trámites. Estas herramientas están pensadas para mejorar el proceso de supervisión de los gastos, automatizando gran parte del proceso. Lo que se busca con ella, es que el empleado pueda entregar todas esas notas en tiempo real para que el departamento encargado de su gestión las pueda ir gestionando día a día, y no encontrarse a final de mes con todas sobre su mesa.

¿Cómo funciona Expensya?

Anteriormente, ya nombramos a Expensya, una aplicación que ha sido desarrollada para un gestión más sencilla las notas de gasto. Se trata de una herramienta muy sencilla pero que agiliza mucho este proceso. Su funcionamiento es muy sencillo. Desde su aplicación móvil, el trabajador tomaría una foto de la nota. El software detecta los datos más importantes de la nota, incluso diferenciando varios tipos de IVA.

Cuando el usuario envía el informe de gastos, este le llega al encargado de darle el visto bueno. Una vez aprobado, es enviado a contabilidad para que realice las acciones oportunas.

Lo mejor de todo, es que la aplicación se integra con el programa contable, volcando toda la información importante para llevar a cabo el reembolso del dinero.

Sin duda, automatizar todo este proceso en la gestión de notas, favorecerá a un mejor funcionamiento de las empresas, independientemente del número de trabajadores que formen parte de ella.